31 paźdźiernika 2023Jak przechowywać dokumenty w firmie, w archiwum firmowym?Regały do archiwum
Prowadzenie firmy nieodzownie wiąże się z tworzeniem różnego rodzaju dokumentów. Są to często całe stosy bardzo ważnych papierów, które zawierają wrażliwe dane na temat firmy, jak i jej pracowników. Ponadto prawo nakazuje przechowywanie niektórych dokumentów przez wiele lat, dlatego też każda firma musi znaleźć sposób na to, by trzymać je w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp będą miały wyłącznie powołane do tego osoby.
Spis treści:
- Jak przechowywać dokumenty w firmie?
- Dokumenty firmowe – jak długo trzymać?
- Sposoby przechowywania dokumentów w firmie
Jak przechowywać dokumenty w firmie?
Przechowywanie dokumentów w firmie to wyzwanie ze względu na kwestie organizacyjne i porządkowe, ale też prawne. Dokumenty zawierające ważne dane powinny być odpowiednio uporządkowane, aby łatwo i szybko można było dotrzeć do potrzebnych w danym momencie informacji. Należy pamiętać między innymi o tym, aby gromadząc dokumenty, zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także wziąć pod uwagę sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zachowanie określonej na początku tworzenia archiwum kolejności w układaniu mających się tam znaleźć papierów, znacznie ułatwi odszukanie niezbędnych informacji np. w przypadku kontroli urzędowej.
Przechowywanie dokumentów firmowych bez wątpienia znacznie ułatwią regały przesuwne do archiwum. Jest to niezwykle praktyczne rozwiązanie, które sprawdzi się nawet w niewielkich pomieszczeniach, zapewniając wykorzystanie możliwie jak największej przestrzeni do magazynowania. Regały przesuwne pozwalają na bezpieczne przechowywanie różnego rodzaju dokumentacji i zajmują znacznie mniej miejsca niż tradycyjne szafy. Oczywiście należy przy tym pamiętać, aby regały do archiwum powinny znajdować się w miejscu zabezpieczonym przed ewentualnym pożarem lub zalaniem.
Dokumenty firmowe – jak długo trzymać?
To, jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty w firmie, jest określone przez prawo. Księgi podatkowe i dokumenty wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej należy przechowywać przez 5 lat od roku, którego dotyczy rozliczenie. Tyle samo przechowywać należy dokumenty ZUS-u, chyba że zostały złożone przed 2012 rokiem, wtedy konieczność ich archiwizacji wynosi 10 lat. Najdłużej przechowywać trzeba dokumentację pracowniczą. W przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku konieczność przechowywania dokumentów wynosi 10 lat. Jeśli jednak pracownicy firmy byli zatrudniani wcześniej, to ich akta należy przechowywać aż 50 lat.
Sposoby przechowywania dokumentów w firmie
Jeśli już zostało wyznaczone pomieszczenie, w którym będą znajdowały się dokumenty i zostało ono wyposażone w odpowiednie regały przesuwne do archiwum, warto zastanowić się nad bardziej szczegółowymi kwestiami. Przede wszystkim warto korzystać z takich rozwiązań, jak segregatory, kartony, koszulki na dokumenty. Współczesne firmy starają się również digitalizować jak najwięcej dokumentacji, oczywiście jeśli jest to prawnie dopuszczalne, gdyż w ten sposób można zaoszczędzić mnóstwo miejsca i znacznie ułatwić sobie pracę.
Przechowywanie dokumentów w firmie ułatwiają również inne meble biurowe, jak: